Veteriner klinikleri için KVKK ve ileti izni: SMS ve WhatsApp hatırlatmalarında dikkat edilecekler
Hayvan sahiplerinin kişisel verileri, aydınlatma metni, kanal bazlı ileti izni ve hatırlatma mesajları: Kliniklerin bilmesi gereken temel noktalar.
· 5 dk okuma · ZooAsist Ekibi
Hasta bir hayvan olsa da kayıtlarda tutulan bilgilerin çoğu sahibine aittir: ad, telefon, adres, e-posta, bazen kimlik numarası. Bu bilgiler 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında kişisel veridir ve klinik, bu verilerin veri sorumlusudur.
Aydınlatma: Sahibe ne söylemelisiniz?
Kişisel veri toplanırken sahibin; verilerinin hangi amaçla işleneceği, kimlere aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi ile kanundan doğan hakları hakkında bilgilendirilmesi gerekir. Kayıt formunun yanında kısa bir aydınlatma metni bulundurmak ve sahibin bunu okuduğunu kayıt altına almak yaygın bir uygulamadır.
Gereğinden fazla veri toplamayın
Her alanın doldurulması gerekmez. Örneğin kimlik numarası yalnızca fatura ya da yasal bir zorunluluk için gerekiyorsa istenmelidir. Toplanmayan veri, korunması gereken veri değildir.
Hatırlatma mesajları ve izin
Aşı ve randevu hatırlatmaları sahibin hayvanına verilen hizmetle ilgilidir; kampanya ve indirim duyuruları ise ticari elektronik ileti niteliği taşıyabilir ve ayrıca alınmış onay gerektirir. Hangi mesajın hangi gruba girdiği her somut durumda değerlendirilmelidir. En güvenli yol, sahibe hangi kanallardan mesaj almak istediğini kayıt sırasında sormak ve bu tercihi kanal kanal kaydetmektir.
- SMS, WhatsApp ve e-posta izinlerini ayrı ayrı tutun.
- İzin verilmeyen kanaldan mesaj göndermeyin.
- Sahip izni geri aldığında kaydı hemen güncelleyin.
- Kampanya mesajlarını hatırlatma mesajlarıyla karıştırmayın.
Erişimi sınırlayın
Kişisel verilere yalnızca işi gereği erişmesi gereken personel erişmelidir. Rol bazlı yetki, boşta kalan ekranların kilitlenmesi ve işlemlerin kimin tarafından yapıldığının kayıt altına alınması, KVKK'nın öngördüğü teknik tedbirlerin parçasıdır.
Sahibin hakları
Sahip; verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltilmesini ya da silinmesini isteme gibi haklara sahiptir. Bu taleplere nasıl cevap vereceğinizi önceden belirlemek, talep geldiğinde zaman kaybetmenizi önler.
ZooAsist'te müşteri kartında SMS, WhatsApp ve e-posta izinleri ayrı alanlardır ve izin olmayan kanaldan hatırlatma gönderilmez; gönderilmeyen hatırlatma nedeniyle birlikte listede görünür. Rol bazlı yetki ve oturum kilidi de sistemin parçasıdır.